Rozliczenie dotacjiInformacje dotyczące rozliczania dotacji z dnia 30.04.2010r.
Każdorazowo po sprawdzeniu złożonych dokumentów ustalana będzie kontrola w siedzibie działalności firmy. Informację o kontroli przekazywać będziemy telefonicznie właścicielowi firmy z jednodniowym wyprzedzeniem.
Zakres kontroli:
1. zgodność przedstawionych dokumentów do rozliczenia dotacji ze stanem faktycznym
2. zbadanie czy inwestycja została zrealizowana zgodnie z wnioskiem (harmonogramem rzeczowo finansowym stanowiącym załącznik do umowy).
3. Sporządzenie dokumentacji fotograficznej realizowanej inwestycji
Z wizyty sporządzany będzie protokół, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron.
Ważne informacje dotyczące wypełniania i opisywania przedkładanych do rozliczenia dokumentów:
1. Faktury, rachunki muszą zostać opisane, że zostały sfinansowane w ramach dotacji lub wkładu własnego na odwrocie dokumentu - ręcznie zgodnie z treścią zamieszczoną w niniejszym załączniku (link) następnie podpisane przez właściciela firmy z pieczątką oraz datą. Opisy należy dokonać niebieskim tuszem.
2. Każdy przedłożony do rozliczenia dokument: faktura, rachunek, umowa musi być zaksięgowany i należy mu nadać numer ewidencyjny bądź księgowy. Numer ten powinien być umieszczony na opisywanym dokumencie. Właśnie ten numer wpisuje się w tabeli rozliczenia w kolumnie 3.
3. Do rozliczenia dotacji przedstawiamy kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem wraz z datą i podpisem.
3. Tabela rozliczenia musi być podpisana, opieczętowana pieczęcią firmową i należy wpisać ilość dokumentów, jakie są dołączane oraz dowodów zapłaty (wyciągi, potwierdzenia przelewów, kp). (link)
4. Należy dołączyć również kopie dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń – można posiłkować się wzorem protokołu (link) lub w przypadku zakupu na odległośc sprzetu oświadczenie (link) Uwaga proszę dokumentów nie podpisywać czarnym długopisem.
5. W przypadku zakupu środków trwałych używanych, gdy wartość zakupionego środka wynosi ponad 1000 zł. Beneficjent zobowiązany jest dostarczyć wycenę rzeczoznawcy. Ponadto koszt nabycia używanych środków trwałych może być uznany za kwalifikowalny, pod warunkiem, że spełnia następujące warunki:
- cena środka trwałego nie przekracza wartości rynkowej, określonej na dzień zakupu i jest niższa od ceny nowego środka trwałego,
- środek trwały posiada właściwości techniczne niezbędne do realizacji przedsięwzięcia objętego dofinansowaniem oraz spełnia obowiązujące normy i standardy.
W przypadku zakupu od osób fizycznych transakcji dokonuje się na podstawie umowy. Do umowy - faktury sprzetu używanego ależy dołączyć Oświadczenie o tym, że środek trwały nie był zakupiony ze środków Unii Europejskiej w okresie ostatnich 7 lat (link)
6. Prawidłowe rozliczenie dotacji składa się :
a. pismo przewodnie,
b. wypełniona i podpisana tabela,
c. załączniki kopie (faktur, rachunków, umów, protokołów, wyceny i innych dokumentów dokumentujących prawidłową realizacje inwestycji, dowody zapłaty - wszytkie dokumenty ułożone w kolejności- tak jak zostały one wpisane w zestawieniu).
Rozliczenie musi wpłynąć do Fundacji najpóźniej w ciągu 14 dni kalendarzowych po zakończeniu rzeczowym inwestycji określonym w umowie o dofinansowanie w §3 ust. 1 pkt 2.
W przypadku, gdy dokumentacja z rozliczeniem dotacji jest prawidłowa, nie stwierdzono nieprawidłowości na kontroli - dokonywana jest wypłata pozostałej 20% dotacji na konto
Informacja z 13.04.2010
Rozliczenie dotacji:
Zgodnie z § 4 ust. 3 pkt. 2 umowy na otrzymanie
jednorazowej dotacji inwestycyjnej
i w związku z wieloma pytaniami Beneficjentów Pomocy informujemy, iż w celu
rozliczenia dotacji należy złożyć zestawienie poniesionych wydatków kwalifikowanych,
wraz z dokumentami potwierdzającymi realizację inwestycji, zgodnie z
harmonogramem rzeczowo – finansowym inwestycji m.in.:
a) kopie faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowe potwierdzających poniesienie wydatków,
b) umowa kupna-sprzedaży (jeśli dotyczy)
c) kopie dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanie prac,
d) w przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane - kopie protokołów odbioru urządzeń lub przyjęcia materiałów, z podaniem ich miejsca składowania,
e) kopie potwierdzonych przez bank wyciągów bankowych z rachunku Beneficjenta lub przelewów bankowych potwierdzających dokonanie płatności,
f) kopie innych dokumentów potwierdzających prawidłową realizację inwestycji, zgodnie z harmonogramem rzeczowo - finansowym inwestycji;
g) kopia dowodu rejestracyjnego (jeśli dotyczy)
Dokumenty stanowiące podstawę zakupu należy umieścić w zestawieniu
Zgodnie z § 4 ust. 4 Kopie wszystkich dokumentów, o których mowa w ust. 3 pkt 2 umowy na otrzymanie jednorazowej dotacji inwestycyjnej:
1) muszą być oznaczone datą i potwierdzone przez
przedsiębiorcę za zgodność
z oryginałem;
2) data sprzedaży, płatności i data wystawienia faktury nie mogą być wcześniejsze niż data rozpoczęcia realizacji inwestycji i późniejsze niż data zakończenia inwestycji, zgodnie z § 3 ust. 1;
3) dokumenty dotyczące kosztów poniesionych w walutach obcych powinny być opisane na odwrocie z podaniem przeliczenia kwoty na PLN po średnim kursie NBP obowiązującym w dniu sprzedaży określonym na fakturze.
Aktualne załaczniki:
1. Opis faktury - kliknij
2. Zestawienie poniesionych wydatków kwalifikowanych w formacie Excel - kliknij
3. Wzór protokołu odbioru urządzeń - kliknij
4. oświadczenie o zakupie sprzętu w miejscu odległym lub droga elektroniczną - kliknij
5. oświadczenie w przypadku zakupu sprzętu używanego - kliknij
